Multitarefa, Falta de Foco e Procrastinação = Inimigos da Produtividade.

A Multitarefa, a Falta de Foco e a Procrastinação são os inimigos da produtividade. Como se livrar desta combinação.

Quero mostrar como me livrei desta terrível combinação resultante de nossas atitudes frente ao trabalho (como profissional ou empreendedor).

Multitarefas

Nem toda a multitarefa é ruim. Responder um e-mail enquanto está aguardando os outros para uma reunião ou lavar a louça enquanto cozinha não vão prejudicar a sua produtividade.

A multitarefa nociva ocorre quando iniciamos muitos projetos ou iniciativas simultaneamente.  Então nós ficamos “pulando” entre uma tarefa e outra, deixando esta decisão do que realizar agora para o nosso humor ou subconsciente (aquele mecanismo do nosso cérebro que é grande fã da procrastinação).

Estamos sempre “trabalhando”, mas sem foco, procrastinando tarefas mais difíceis ou realizando multitarefas, no melhor estilo “escreve e-mail / olha o Facebook / volta no e-mail”.

Resultado: Adeus produtividade!

Qual o efeito da multitarefa na produtividade?

Vamos usar um exemplo onde temos:

  • 3 projetos: A,B e C.
  • Cada um dos projetos é composto por 3 atividades cada: 1,2 e 3.
  • Cada uma das atividades leva 1 dia para ser realizada.
  • O projeto é considerado pronto quando realizamos as 3 atividades.
  • Desta forma, podemos realizar os 3 projetos em 9 dias.
multitarefa
multitarefa

Com a multitarefa é provável que a nossa produtividade seja assim:

multitarefa sem foco

Análise da produtividade:

  • Vamos entregar o projeto “A” no sétimo dia.
  • Vamos entregar o projeto “B” no oitavo dia.
  • Vamos entregar o projeto “C” no nono dia.
  • Não concluímos nenhum projeto nos primeiros seis dias.

Sem a multitarefa é possível que a nossa produtividade seja assim:

multitarefa com foco

Análise da produtividade:

  • Vamos entregar o projeto “A” no terceiro dia.
  • Vamos entregar o projeto “B” no sexto dia.
  • Vamos entregar o projeto “C” no nono dia.
  • Concluímos dois projetos em seis dias, um dia antes da primeira entrega do exemplo anterior.

Complexidade e dependências.

O nosso exemplo é bem simples para ser didático. A realidade é muito mais cruel.

Imagine uma atividade com maior complexidade, com muitos projetos e muitas tarefas, algumas realizadas em algumas horas, outras em vários dias.

Imagine um ambiente onde existam grande interdependência entre tarefas e entre projetos.

Imaginou? 

Sim, este é o seu mundo! O mundo de todo o profissional ou empreendedor.

No mundo real, você realiza um monte de tarefas, mas não consegue concluir nenhum projeto!

No mundo real, o que acreditávamos que levaria semanas, leva meses!

E é assim que isso acontece.

Ok, entendi o efeito da multitarefa, mas onde entram a falta de foco e a procrastinação?

A falta de foco.

A falta de foco tem dois efeitos sobre a nossa produtividade.

Primeiro: As “armadilhas douradas”.

As “armadilhas douradas” são ideias próprias ou propostas feitas por terceiros que parecem irresistíveis. A falta de foco pode levar-nos a aceitar todas elas, e então acumular mais projetos e iniciativas em aberto, aguardando a sua vez ou sendo parcialmente executadas e, claro, se transformando em multitarefas nocivas.

Segundo: Tratar dos efeitos e não das causas.

Normalmente falhamos quando tentamos definir intuitivamente quais são as nossas reais prioridades. Ao errar o foco, acabamos investindo tempo, atenção e recursos resolvendo problemas que, na verdade, são apenas “sintomas” de questões mais profundas e que continuam ocultas.

Quando não focamos nas verdadeiras “causas”, os seus “efeitos” sempre retornarão como problemas que vão frustrar nossas tentativas de melhorar os resultados. Mesmos nas mudanças bem sucedidas, o impacto nos resultados é pequeno até para ser comemorado.

Por orgulho, medo ou comodismo, não buscamos soluções que possam representar grandes mudanças.

Quando determinamos o foco nos problemas corretos, abrimos o caminho para desenvolvermos soluções com grande potencial transformador.

Trabalhamos para encontrar pontos de alavancagem capazes de gerar o maior impacto possível, mesmo quando aplicamos tempo, atenção e recursos limitados.

Então, com esta visão de foco, determinamos a melhor ordem dos projetos e a importância e o impacto das iniciativas.

Procrastinação.

Bem, sobre a procrastinação, vamos deixar para o próximo artigo… 🙂

Brincadeira!  Mas tem muita gente fazendo isso na vida real.

É possível procrastinar trabalhando. Basta “executar” tarefas fora da ordem determinada pelo foco, seja por medo, comodismo ou qualquer outra justificativa dada pelo seu cérebro inconsciente (aquele que comanda 95% das suas decisões).

Neste caso, a solução é a disciplina para manter o foco e uma boa definição de metas.

Aliás, você quer aprender a definir Metas além do conceito SMART? Clique aqui.

Também é possível procrastinar classicamente. Simplesmente não executando as tarefas programadas. Consultando as redes sociais, levantando para pegar uma xícara de café. Indo ao banheiro. Outra xícara de café. Ligando uma música online para tentar se concentrar. Consultar o e-mail, outra xícara de café, agora o e-mail chegou… nossa! já são seis da tarde! Não deu tempo de realizar as tarefas programadas para hoje.

Para ajudá-lo a alcançar a uma ótima produtividade, sugiro para os iniciantes a técnica pomodoro e para os mais avançados, o conceito de estado de fluxo.

O que importa para a produtividade é se livrar desta combinação de Multitarefa, Falta de Foco e a Procrastinação.

 

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